예약 시간이 지났는데 환자가 오지 않았습니다. 데스크는 한두 번 전화를 걸어 보고, 연결이 안 되면 다음 환자를 봅니다. 그날 저녁에는 잊히고, 일주일 뒤에는 «그런 환자가 있었나» 싶어집니다. 노쇼는 체어 한 칸을 비우는 데서 끝나지 않습니다. 재예약 연락이 없으면 환자는 치료를 중단한 채 다른 병원을 찾습니다. 미라클매니저는 노쇼와 장기 미내원을 매일 같은 기준으로 집계해 «오늘 다시 연락할 사람» 명단으로 보여드립니다.
리콜 명단에 들어가는 다섯 갈래
첫째는 당일 노쇼입니다. 예약은 있었는데 접수가 없는 환자를 그날 바로 묶습니다. 둘째는 다음 예약 미확정입니다. 치료가 진행 중인데 다음 내원 예약이 잡히지 않은 환자입니다. 셋째는 반복 노쇼로, 일정 기간 안에 두 번 이상 예약을 어긴 환자는 따로 표시해 데스크가 예약 방식을 바꿔 보도록 합니다. 넷째는 장기 미내원입니다. 검진이나 치료 중에 발길이 끊겨 60일, 90일, 180일처럼 병원이 정한 경과일을 넘긴 환자입니다. 다섯째는 휴면 환자로, 1~2년 넘게 오지 않은 환자를 재내원 안내 대상으로 분류합니다.
여기에 정기검진 리콜이 더해집니다. 스케일링은 연 1회, 임플란트 정기점검·파노라마·CT 촬영 시기는 마지막 기록을 기준으로 계산해 «이번 달 리콜 대상»으로 묶습니다. 수술 뒤 경과관찰이 필요한 환자, 수면 진료 전 사전콜과 진료 뒤 해피콜 대상도 같은 명단 체계 안에서 매일 생성됩니다.
기준은 병원이 정하고, 계산은 프로그램이 합니다
«며칠이 지나야 장기 미내원인가»는 병원마다 다릅니다. 교정 환자가 많은 병원과 보철 위주 병원의 적정 간격이 같을 수 없습니다. 그래서 경과일과 묶음 기준은 설정 화면에서 병원이 직접 바꿉니다. 바꾼 기준은 다음 점검부터 바로 적용되고, 10분마다 돌아가는 자동 점검이 덴트웹 예약·접수 기록을 다시 읽어 명단을 갱신합니다.
명단에는 환자 이름(병원 안에서만 표시), 마지막 내원일, 진행 중이던 치료, 예약을 어긴 횟수, 담당 직원이 함께 보입니다. 전화를 걸고 나면 «재예약 완료 · 부재중 · 다음 주 연락 · 치료 종료»처럼 처리 결과를 기록합니다. 기록이 있어야 명단에서 빠지므로, 같은 환자에게 두 직원이 따로 전화하는 일도, 아무도 전화하지 않는 일도 줄어듭니다.
자동 발송은 하지 않습니다
미라클매니저는 환자에게 문자·카카오 알림톡·전화를 자동으로 보내지 않습니다. 명단을 만들고, 누가 처리했는지 기록하는 데까지가 프로그램의 역할입니다. 환자와의 연락은 병원 직원이 직접 합니다. 이렇게 선을 그어 두면 광고성 정보 전송이나 개인정보 처리 범위에서 병원이 설명하기 쉬운 자리에 서게 됩니다.
매일 아침 AI 원장 브리핑에는 «어제 노쇼 3명 중 재예약 2명, 장기 미내원 신규 5명, 이번 주 스케일링 리콜 14명»처럼 사람이 읽는 문장으로 요약이 올라옵니다. 원장은 명단을 직접 세지 않아도 데스크가 리콜을 챙기고 있는지, 어디서 밀리고 있는지를 압니다. 직원별 처리 건수는 활동 통계로 남아 실장 관리와 평가의 근거가 됩니다.
덴트웹은 읽기만 합니다
예약·접수·진료 기록은 덴트웹에서 읽기 전용으로 조회합니다. 프로그램에는 차트를 쓰거나 고치는 기능이 없어서, 분석 때문에 예약이 바뀌거나 기록이 사라지는 일은 구조적으로 일어나지 않습니다. 모든 계산은 병원 안 서버 PC에서 이루어지고, 환자 식별 정보는 병원 밖으로 나가지 않습니다.
- 당일 노쇼 · 다음 예약 미확정 · 반복 노쇼 · 장기 미내원 · 휴면 환자를 매일 자동 분류
- 스케일링(연 1회)·임플란트 정기점검·파노라마/CT 시기를 리콜 명단으로
- 경과일 기준은 병원이 설정 화면에서 직접 조정
- 처리 결과를 기록해야 명단에서 빠짐 — 중복 연락·누락 연락 방지
- 환자 대상 자동 문자·알림톡 없음 · 덴트웹 읽기 전용 · 병원 PC 안 실행
리콜을 «업무»로 만드는 세 가지 장치
첫째, 명단은 매일 같은 시각에 같은 모양으로 올라옵니다. 생각날 때 찾아보는 일이 아니라 아침에 열어 보는 화면이 되면 리콜은 습관이 됩니다. 둘째, 담당 직원을 지정합니다. «누군가 하겠지»가 아니라 «오늘은 ○○님이 이 열 명»으로 나뉘면 빠지는 환자가 줄어듭니다. 셋째, 처리 결과가 기록으로 남습니다. 부재중이었던 환자는 다음 날 다시 올라오고, 재예약된 환자는 빠지며, 치료를 종료한 환자는 더 이상 올라오지 않습니다.
정기검진 리콜은 특히 «시기»가 중요합니다. 스케일링은 마지막 시술일로부터 1년이 되는 달에, 임플란트 정기점검은 보철 완료일을 기준으로 병원이 정한 간격에 맞춰 명단에 올라옵니다. 이번 달 대상이 미리 보이므로 데스크는 월초에 연락 계획을 세울 수 있고, 환자가 내원했을 때 «이번에 스케일링 시기도 됐습니다»라고 자연스럽게 안내할 수 있습니다.
자주 묻는 것
«노쇼 환자가 다시 예약하면 자동으로 명단에서 빠지나요?» — 네. 덴트웹에 새 예약이 잡히면 다음 점검 때 명단에서 내려갑니다. 따로 처리 기록을 하지 않아도 됩니다. «치료가 끝난 환자도 장기 미내원으로 올라오나요?» — 치료 종료 뒤에는 장기 미내원이 아니라 정기검진 리콜이나 휴면 환자로 분류되므로 갈래가 다릅니다. 치료 중이던 환자만 «장기 미내원»에 들어갑니다.
리콜은 꾸준히 하는 병원과 생각날 때만 하는 병원의 차이가 몇 달 뒤 내원 환자 수로 드러나는 일입니다. 우리 병원의 장기 미내원 환자가 지금 몇 명인지부터 확인해 보고 싶으시면 상담 신청을 남겨 주세요. 설치 당일 첫 명단을 함께 봅니다.