치과 데스크에서 가장 흔하게 벌어지는 누락은 «상담까지 받고 그 뒤가 없는 환자»입니다. 임플란트나 교정처럼 금액이 큰 치료일수록 환자는 그 자리에서 결정하지 못하고 «생각해 보고 연락드릴게요»라고 돌아갑니다. 그 순간 데스크는 다음 환자를 접수하고, 상담 기록은 덴트웹 안에 남지만 아무도 다시 열어 보지 않습니다. 미라클매니저는 바로 이 지점을 매일 자동으로 점검합니다.
어떤 환자를 «상담 미전환»으로 보나
덴트웹에 남은 상담·진료 기록을 읽기 전용으로 조회해, 상담은 있는데 그 뒤 일정 기간 안에 예약이나 치료 시작이 없는 환자를 골라냅니다. 기준이 되는 경과일은 병원이 직접 정합니다. 예를 들어 상담 뒤 7일이 지나도 예약이 없으면 명단에 올리고, 30일이 지나면 «장기 미전환»으로 따로 묶는 식입니다. 상담 금액이 큰 케이스는 우선순위를 위로 올려 실장이 먼저 보게 합니다.
상담 내용이 기록되는 방식은 병원마다 다릅니다. 어떤 병원은 상담 메모를 자세히 쓰고, 어떤 병원은 견적만 남깁니다. 그래서 감지 규칙을 한 가지로 고정하지 않고, 상담 기록·견적·치료계획 중 병원이 실제로 쓰는 항목을 기준으로 맞춥니다. 도입 때 병원의 기록 습관을 함께 확인해 기준값을 세팅하고, 그 뒤에는 화면에서 병원이 직접 조정할 수 있습니다.
명단은 어떻게 보이나
매일 아침 대시보드에 «오늘 챙길 환자» 명단이 올라옵니다. 환자별로 상담 항목, 경과일, 상담 금액, 마지막 내원일이 한 줄로 정리되고, 담당 직원을 지정할 수 있습니다. 실장이 전화를 걸고 나면 «연락함 · 재상담 예약 · 보류 · 타병원 결정» 같은 처리 결과를 기록합니다. 처리 사유를 남겨야 명단에서 빠지기 때문에, 누가 어떤 환자를 챙겼고 누가 아직 안 챙겼는지가 그대로 남습니다.
연락은 병원이 직접 합니다. 미라클매니저는 환자에게 문자나 알림톡을 자동으로 보내지 않습니다. 누구에게 연락할지를 «명단»으로 알려드리는 역할이고, 환자와의 대화는 병원 직원의 몫입니다. 의료광고와 개인정보 문제에서 병원이 안전한 쪽에 서도록 처음부터 그렇게 설계했습니다.
왜 사람이 아니라 프로그램이 봐야 하나
상담 미전환은 «기억»에 의존하면 반드시 새는 항목입니다. 바쁜 날일수록 상담 수가 많고, 상담 수가 많을수록 되짚을 시간이 없습니다. 미라클매니저는 10분마다 덴트웹을 읽어 조건에 맞는 환자를 자동으로 다시 계산합니다. 사람이 엑셀로 정리하던 일을 프로그램이 대신하고, 직원은 «누구에게 전화할지»만 결정하면 됩니다.
감지 결과는 AI 원장 브리핑에도 반영됩니다. «이번 주 상담 미전환 12명, 그중 고액 상담 4명, 평균 경과 9일» 같은 문장으로 매일 요약되어, 원장은 숫자를 세지 않고도 흐름을 압니다. 상담자별 동의율 통계와 함께 보면 어느 상담에서 전환이 잘 되고 어디서 새는지도 드러납니다. 숫자는 덴트웹 접수목록과 진료비 원천을 그대로 집계한 것이라 월간장부와 어긋나지 않습니다.
병원 PC 안에서만 돌아갑니다
이 기능을 포함한 모든 분석은 병원 안 서버 PC에서 실행됩니다. 환자 이름·연락처·상담 내용은 병원 밖으로 나가지 않습니다. 덴트웹은 조회만 하며, 차트를 쓰거나 고치는 기능은 프로그램에 없습니다. 기적기획 중앙 서버로는 라이선스 확인과 건수 같은 집계 숫자만 오갑니다. 데스크 PC·원장실 PC·태블릿은 병원 안 네트워크에서 브라우저로 같은 화면을 봅니다.
- 상담 뒤 예약·치료 시작이 없는 환자를 경과일·금액 기준으로 자동 분류
- 기준값(경과일·금액)은 병원이 화면에서 직접 조정
- 처리 결과(연락함·재상담·보류)를 기록해야 명단에서 빠짐 — 직원별 처리 이력이 남음
- 환자에게 자동 문자·알림톡 발송 없음 — 연락은 병원이 직접
- 덴트웹 읽기 전용 · 병원 PC 안에서 실행 · 중앙에는 집계 숫자만
도입 뒤 한 달, 데스크의 아침이 바뀌는 순서
첫 주에는 지난 몇 달치 상담 기록이 한꺼번에 명단으로 올라옵니다. 처음에는 양이 많아 보이지만, 금액과 경과일로 정렬하면 어디부터 전화할지가 정해집니다. 둘째 주부터는 새로 생기는 미전환 환자만 매일 몇 명씩 추가되므로, 아침 10분이면 그날 연락할 사람을 정할 수 있습니다. 셋째 주쯤에는 실장이 처리 결과를 기록하는 습관이 자리 잡고, 넷째 주에는 상담자별 동의율 통계가 쌓여 상담 방식 자체를 이야기할 수 있게 됩니다.
처음 명단을 받은 병원이 가장 자주 하는 말은 «이렇게 많은 줄 몰랐다»입니다. 상담 기록은 늘 덴트웹 안에 있었지만 아무도 모아 보지 않았기 때문입니다. 기준값은 한 번에 정하지 않아도 됩니다. 명단이 너무 길면 경과일을 늘리고, 놓치는 환자가 보이면 줄이는 식으로 두세 번 조정하면 병원에 맞는 값이 나옵니다.
자주 묻는 것
«상담 기록을 꼼꼼히 안 쓰는데도 되나요?» — 견적이나 치료계획처럼 병원이 실제로 남기는 기록을 기준으로 맞추므로, 메모가 없어도 감지는 됩니다. 다만 기록이 있을수록 명단의 정확도가 올라가므로 도입 때 어떤 항목을 기준으로 삼을지 함께 정합니다. «환자가 거절한 상담도 계속 올라오나요?» — 처리 결과를 «타병원 결정»이나 «치료 포기»로 기록하면 명단에서 빠지고, 다시 상담이 생기기 전까지는 올라오지 않습니다.
상담 미전환 감지는 모든 요금제에 포함된 기본 기능입니다. 도입 상담에서 병원의 상담 기록 방식과 기준값을 함께 정하고, 설치 당일부터 명단이 나오기 시작합니다. 우리 병원에서 지난달 상담만 받고 돌아간 환자가 몇 명인지 궁금하시다면, 상담 신청에서 병원 정보를 남겨 주세요.